Kissakummit ry
Rekisteri- ja tietosuojaselosteet

Jäsenrekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisteri on laadittu Harto Pönkä/Innowise laatiman mallin avulla 20.2.2018 (muokattu 27.2.2018) ja se on julkaistu osoitteessa www.innowise.fi/fi/gdprn-mukainen-rekisteri-ja-tietosuojaselosteen-malli.

Tämä on Kissakummit ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 6.1.2019. Viimeisin muutos 6.1.2019.

1. Rekisterinpitäjä

Kissakummit ry / Oulu / kissakummitry@gmail.com

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Henna Stenvall / nirna.virna@gmail.com

3. Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
– henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
– sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
– yhdistyslaki
– rekisterinpitäjän oikeutettu etu yhdistyksen jäsenvastaavana.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on laissa määrätyn jäsenrekisterin ylläpito, yhteydenpito jäseniin sekä sääntömääräisiin kokouksiin kutsuminen.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön koko nimi ja kotipaikka, lisäksi sähköposti- tai postiosoite, jonka kautta henkilöön saa yhteyden ja jonka kautta lähetetään esimerkiksi vuosikokouskutsut. Yhdistyslain mukaisia pakollisia tietoja ovat nimi ja kotipaikka. Jotta jäsen voidaan kutsua säännönmukaisiin kokouksiin ja hänelle voidaan lähettää lasku jäsenyydestä, tarvitaan myös sähköposti- ja postiosoite.

Vapaaehtoisia tietoja, jotka tallennettaan yhdessä muiden tietojen kanssa, ovat puhelinnumero ja toimintamuodot, joilla henkilö haluaa osallistua yhdistyksen toimintaan.

Pääsääntöisesti tietoja säilytään sen aikaa, kun henkilö on yhdistyksen jäsen. Tiedot poistetaan helmi-maaliskuussa sen vuoden eli toimikauden alussa, jolloin henkilön jäsenyys ei ole enää voimassa. Tämän jälkeen henkilöstä jää rekisteriin anonymisoitu tieto jäsenyyden ajasta, jäsenluokasta ja kotipaikkakunnasta, ja näitä tietoja käytetään tilastointiin.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse ja muista tilanteista, joissa henkilö luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Jokaisella yhdistyksen jäsenellä on pyydettäessä oikeus nähdä jäsenrekisteri, josta selviää yhdistyksen jäsenten nimet ja kotipaikkakunnat. Tämän lisäksi tietoja käsittelee yhdistyksen hallitus.

Henkilökohtaisia tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle paitsi voimassa olevan lainsäädännön sallimissa tai velvoittamissa rajoissa. Henkilötietoja siirretään Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle (Google Drive- palveluun).

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, jotka yhdistyksen hallitus on hyväksynyt.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostilla yhdistykselle tai toimittaa sille kirjallisesti. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Rekisteröidyillä on myös muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää sähköpostilla yhdistykselle tai toimittaa sille kirjallisesti. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Tämä on Kissakummit ry:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste.
Laadittu 26.11.2020. Viimeisin muutos 26.11.2020.

1. Rekisterinpitäjä

Kissakummit ry / Oulu / kissakummitry@gmail.com

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Henna Stenvall / nirna.virna@gmail.com

3. Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri

4. Mitä tietoja minusta kerätään?

Asiakasrekisteriin tallennetaan asiakkaan etunimi, sukunimi, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, maa, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

5. Mihin henkilötietoja käytetään?

Henkilötietoja käytetään:

  • Asiakassuhteen hoitamiseen
  • Tilauksen toimitukseen ja käsittelyyn, sekä arkistointiin
  • Tilastollisiin tarkoituksiin

Keräämme henkilötietoja asiakassuhteen hoitamista varten. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on myyjän ja asiakkaan välinen sopimus, ja tästä johtuvat lakisääteiset velvoitteet. Henkilötietojen antaminen on edellytys sopimuksen syntymiselle. Toisin sanoen, et voi tilata verkkokaupastamme tavaroita, jos et anna henkilötietojasi.

Keräämme henkilötietoja myös markkinointia varten. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on suostumus. 

Emme tee sinua koskevia profilointeja ja automaattisia päätöksiä.

6. Tietojen luovuttaminen

Henkilötietojasi vastaanottavat:

  • Yhdistyksemme hallituksen jäsenet
  • Maksunvälittäjä, joka vastaanottaa sinulta maksun
  • Kuljetusyritys, joka kuljettaa tavaran sinulle
  • Toiminnantarkastaja, joka tarkastaa kirjanpitomme
  • IT-yritys, joka ylläpitää verkkosivujamme
  • Pilvipalvelujemme ylläpito

Luovutamme henkilötietoja logistiikka ja maksupalvelu yhteistyökumppaneille, kannatuskauppamme toiminnan mahdollistamiseksi.

7. Kuinka kauan henkilötietojani säilytetään?

Säilytämme henkilötietojasi:

  • Verkkokaupassa viiden vuoden ajan
  • Sähköpostiarkistosssa viiden vuoden ajan
  • Kirjanpitoaineistossa viiden vuoden ajan

8. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on seuraavat oikeudet:

  • Oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilötiedot
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (voit esimerkiksi kieltää markkinoinnin)
  • Oikeus vastustaa käsittelyä
  • Oikeus peruuttaa suostumus (voit esimerkiksi peruuttaa suostumuksesi markkinointiin)
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Huomioithan, että sinulla on ”oikeus tulla unohdetuksi” eli poistattaa tietosi järjestelmistämme vain, jos meillä ei ole lakisääteisiä velvoitteita jatkaa henkilötietojesi käsittelyä.

Kissakummit ry:n kotiehdokasrekisterin rekisteriseloste

Tämä on Kissakummit ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteriseloste. Laadittu 31.1.2021. Viimeisin muutos 31.1.2021. Tässä rekisteriselosteessa asiakasta, luonnollista henkilöä, kutsutaan kotiehdokkaaksi.

1. Rekisterinpitäjä

Kissakummit ry / Oulu / Y-tunnus 3082882-9 / kissakummitry@gmail.com

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Henna Stenvall / nirna.virna@gmail.com

3. Rekisterin nimi

Kissakummit ry:n kotiehdokasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelyn tarkoituksena on Kissakummit ry:n kotia etsivien kissojen kotiehdokkaiden antamien tietojen käsittely. Tietojen perusteella päätetään, jatketaanko kotiehdokkaan kanssa adoptioprosessia.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterin tiedot saadaan suoraan kotiehdokkaalta, eli hän on vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta.

  • Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:
  • Mistä Kissakummit ry:n kissoista kotiehdokas on kiinnostunut.
  • Kotiehdokkaan nimi, ikä ja asuinpaikkakunta.
  • Kotiehdokkaan sähköpostiosoite.
  • Kotiehdokkaan puhelinnumero.
  • Kotiehdokaan asuessa Oulun ulkopuolella, tieto siitä, miten kotiehdokas olisi valmis hoitamaan alkuhaastattelut sekä kissaan tutustumisen.
  • Kotiehdokkaan kertomat yleisluontoiset tiedot itsestään ja kotitaloudestaan sekä taloutensa muista ihmisistä.
  • Kotiehdokkaan kertomat tiedot nykyisistä lemmikeistä sekä kokemuksestaan lemmikeistä.
  • Kuinka kauan kotiehdokas on etsinyt lemmikkiä.
  • Kuinka kauan lemmikki viettää aikaa yksin ja miten lemmikin hoito järjestetään kotiehdokkaan matkojen ajan.
  • Kotiehdokkaan mielipide erinäisistä kissoja koskevista asioista ja tilanteista.
  • Kotiehdokkaan kertomat muut tiedot

Tietoja säilytetään pääsääntöisesti noin kolme kuukautta. Tämän jälkeen tiedot voidaan anonymisoida ja tilastoida.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään Google Forms-lomakkeella, jonka kotiehdokas itse täyttää.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Kotiehdokkaan antamia tietoja pääsevät tarkastelemaan Kissakummit ry:n hallituksen jäsenet. Lisäksi tietoja annetaan myös kotia etsivän kissan kummikodille, joka on mukana päättämässä siitä, jatketaan adoptioprosessia kotiehdokkaan kanssa.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri säilytetään sähköisessä muodossa Google Drivessa. Tarkastelemaan pääsevät vain ne, joille myönnetään siihen oikeus (Kissakummit ry:n hallituksen jäsenet). Tämä todennetaan sähköpostin avulla.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti
rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).